就業規則の閲覧方法～ちゃんと従業員に周知されていますか？～

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就業規則の閲覧を求められたらまず見せましょう

そもそも、就業規則の周知は労働基準法第106条1項に「使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則を、（中略）常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める」と明確に定められています。従って、従業員から就業規則の閲覧を求められた際には、速やかに公開されることが求められます。

しかしながら、会社によっては就業規則が社内のネットワークで公開されていないことや、紙ベースの就業規則の保管場所が周知されていないことがあります。特に中小零細企業においては人事部門（労務担当者）が設置されていないことや、経営者自身が就業規則についてきちんと把握していないケースが目立ちます。就業規則は常に従業員が閲覧できる状態にしておかなければなりません。経営者のデスクや管理部門のキャビネットに保管されているような状態は「周知されていない」という状態にあたりますので注意が必要です。

従業員への閲覧方法

それでは、就業規則を従業員に周知させ、いつでも閲覧可能な状態にするためには、どのような方法があるのでしょうか？典型的な手法は以下の２つです。

入社時（新卒採用・中途採用）に就業規則を配付する

新卒・中途採用問わず入社時には就業規則を直接説明することが理想的です。入社時には雇用契約書の授受、社員登録などの事務手続が発生します。このタイミングで紙ベースの就業規則を配付することで、新入社員は早い段階から就業規則に目を通すことが可能です。但し、紙ベースの就業規則は、就業規則に改定が生じた際に陳腐化してしまうことに留意しましょう。

社内イントラネット、共有フォルダ内に就業規則を格納する

多くの企業においては、社内のイントラネット、ネットワーク上の共有フォルダ内に就業規則を保存しています。そのため、従業員はネットワークに接続できる環境であれば、いつでも就業規則を閲覧することができます。就業規則の変更についても臨機応変に対応ができます。各事業所での掲示、休憩室なでに冊子を設置する方法もありますが、紙ベースの就業規則よりも合理的な閲覧方法と言えるでしょう。但し、就業規則が雇用形態別、規定項目別にPDFファイルなどで多数保管されている場合、従業員が「知りたい」情報へアクセスするまでに時間がかかってしまう点に留意しましょう。